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Einleitung

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Vorwort

Herzlich Willkommen zum Benutzerhandbuch für The Desk Finder.

“The Desk Finder” ist eine Arbeitsplatzverwaltungssoftware deren Entwicklungsfokus auf der zeitlich abgestimmten Belegung von geteilten Arbeitsplätzen, sogenannten “Shared Desks”, liegt. Diese Software entstand im Rahmen des Softwareprojektes der Technischen Universität Ilmenau. Das achtköpfige Entwicklerteam verfolgte während des gesamten Enstehungsprozesses die Absicht eine spürbare Hilfe im Arbeitsalltag zu entwickeln.

Mit “The Desk Finder” ist es möglich einfach und schnell Arbeitsplätze im Unternehmen zu buchen, sei es vom heimischen Schreibtisch aus oder direkt vor Ort. Unsere Software bietet nicht nur eine benutzerfreundliche Oberfläche für die Reservierung von Arbeitsplätzen, sondern auch umfangreiche Suchfunktionen, die es Ihnen ermöglichen, Kollegen zu finden und Ihre bevorzugten Arbeitsplätze zu sichern. Darüber hinaus bietet The Desk Finder eine nahtlose Integration und Verwaltung von Buchungshistorien und ermöglicht Administratoren eine effiziente Verwaltung der Arbeitsplätze.

In diesem Handbuch finden Sie eine detaillierte Anleitung zur Nutzung der verschiedenen Funktionen von “The Desk Finder”. Schritt für Schritt werden die einzelnen Prozesse erklärt, sodass Sie das volle Potenzial der Software ausschöpfen können. Von der ersten Registrierung über die Arbeitsplatzsuche bis hin zur Verwaltung Ihrer Buchungen – dieses Handbuch begleitet Sie durch alle wichtigen Funktionen und hilft Ihnen, Ihre Arbeitsumgebung optimal zu gestalten.

Wir wünschen Ihnen viel Erfolg und eine angenehme Nutzung von The Desk Finder.

Mit freundlichen GrüßenIhr Desk Finder Team

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Homepage

Die Homepage ist in der Form der folgenden Abbildung (Abb. 1) die erste Seite, die Sie zu Gesicht bekommen. Hier erfolgte noch keine Registrierung oder Anmeldung, wodurch die Menü-Schaltflächen noch ausgeblendet sind.

Die Homepage generiert durch ihr schlichtes Design eine professionelle Atmosphäre und bietet einen informativen Überblick über die Kernfunktionen der Software. Das Logo in der oberen linken Ecke bietet während des gesamten Aufenthaltes die Möglichkeit zu dieser Homepage zurückzukehren. Die weiße Schaltfläche in der oberen rechten Ecke ermöglicht die Visualisierung im standardmäßigen “Light Mode” (heller Darstellungsmodus) und dem “Dark Mode” (dunkler Darstellungsmodus).

Sowohl der in der oberen rechten Ecke platzierte “Anmelden”-Button, als auch der weiter unten befindliche “Registrieren”-Button ermöglichen die Kontoerstellung bzw. -anmeldung.

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Erste Schritte

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Anmeldung und Registrierung

Die Registrierung wird über ein einmalig auszufüllendes Formular abgewickelt. Um dieses Formular (Abb. 2) vollständig auszufüllen werden eine gültige E-Mail-Adresse, der Vor- sowie Nachname, ein benutzerdefiniertes Passwort und die gewünschte Rolle benötigt.

Für die Festlegung des Passwortes gelten die üblichen Anforderungen:

• mindestens 8 Zeichen lang
• mindestens ein Großbuchstabe und ein Kleinbuchstabe
• mindestens eine Ziffer (0 bis 9)
• mindestens eines dieser Sonderzeichen: !@#$%^&*

Die Auswahl der Rolle beschränkt sich entsprechend der Vorgaben zur Umsetzung auf den standardmäßigen “User” und den “Administrator”, welchem weitere Verwaltungsmöglichkeiten vorbehalten sind.

Die Anmeldung erfolgt über die Eingabe der hinterlegten E-Mail-Adresse, sowie des festgelegten Passwortes über das folgende Eingabefenster (Abb. 3).

Eine Auffangmöglichkeit im Falle des Vergessens des Passwortes wurde ebenfalls implementiert. Dieses Verfahren wird über die Schaltfläche “Passwort vergessen?” erreicht. Hierbei ist der Zugang zum E-Mail-Postfach der betroffenen E-Mail-Adresse unerlässlich.

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Dashboard Übersicht

Nach erfolgreichem Registrieren und Anmelden werden die drei Menü-Schaltflächen eingeblendet. Abhängig vom anzeigenden Display befinden sie sich am oberen Ende (Abb. 4) oder am unteren Ende (Abb. 5).

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Benutzerprofil

Die Benutzerprofile können weiterführend individualisiert und auf die persönlichen Präferenzen angepasst werden. Um die verschiedenen profilbezogenen Seiten zu erreichen, genügt das anwählen des Benutzerprofil-Icons in der oberen rechten Ecke, welches standardmäßig die Initialen als Profilbild anlegt.

In diesem Pop-Up-Menü (Abb. 6) kann zu den Einstellungen oder der Seite der Mängelmeldungen navigiert werden. Ist der angemeldete Nutzer mit der Rolle des Administrators ausgestattet, so kann der Admin-Komplex erreicht werden, welcher später genauer erklärt wird. Außerdem kann hierüber auch die Abmeldung erfolgen.

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Einstellungen

In den Einstellungen (Abb. 7) gibt es eine visuelle Vierteilung der einstellbaren Themenbereiche. Zunächst kann im ersten Segment die aktuelle Sitzung informativ angezeigt werden, da der Zugang zu “The Desk Finder” sitzungsbasiert ist. Im Weiteren bietet die Anwendung die Möglichkeit ein Profilbild hochzuladen und dadurch die standardmäßig hinterlegten Initialen abzulösen.

Das zweite Segment umfasst den Themenkomplex der Passwortänderung, welche in einem definierten zeitlichen Intervall stets ratsam ist. Für eine erfolgreiche Durchführung sind die beschrifteten Formularfelder mit dem entsprechenden Inhalt zu füllen.

Das dritte Segment bietet die Möglichkeit zwischen den Darstellungsmodi “Light Mode” und “Dark Mode” zu wechseln.

Das vierte Segment ermöglicht die Festlegung von Standortpräferenzen. Dies spiegelt sich in besonders hohem Maße bei den Suchergebnissen der verfügbaren Arbeitsplätze (folglich ggf. auch als “Tische” bezeichnet) wider. Vorab ist es wichtig zu wissen, dass es ebenfalls genügt, wenn nur ein Teil der Präferenzen angegeben ist. So könnte bspw. bei Standort “Ilmenau” ausgewählt sein und bei den anderen beiden Optionen nichts. Im Buchungsfall würden dann priorisiert Tische, die ihren Standort in Ilmenau haben, angezeigt werden. Das ist insbesondere dann hilfreich, wenn die Tischbezeichnungen in den verschiedenen Standorten identisch sind. Dennoch schließt das Festlegen einer Präferenz die Möglichkeit an einem anderen Ort eine Buchung vorzunehmen in keiner Weise aus.

Wichtig: Um die vorgenommenen Einstellungen bei der Festlegung der Präferenzen beizubehalten, müssen Sie den “Speichern”-Button betätigen!

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Buchungsprozess

Um den Buchungsprozess zu initialisieren, betätigen Sie zunächst die linke der drei Menü-Schaltflächen “Buchen”. Daraufhin werden Sie zur ersten Seite (Abb. 8) für Buchungen weitergeleitet. Insgesamt gibt es zwei Seiten.

Zunächst werden Ihnen initial alle verfügbaren Tische dargestellt. Hierbei werden bereits Ihre Präferenzen, sofern sie festgelegt wurden, berücksichtigt. Haben Sie einen präferierten Standort festgelegt, wird dieser automatisch bei “Standort” im Filter hinterlegt. Um einen geeigneten Tisch zu finden, ist es notwendig, dass Sie den Filter so umfangreich wie möglich ausfüllen. Die Bereiche “Anzahl der Monitore” und “Dockingstation” sind als optional zu betrachten.

Um das Buchungsdatum festzulegen, öffnet sich ein kleiner Kalender, in welchem Sie den gewünschten Tag auswählen können. Um eine mehrtägige Buchung zu gewährleisten, schließt sich der Kalender nach erstmaligem Auswählen eines Tages nicht, da Sie noch eine Auswahl treffen müssen. Die erste Eingabe kann als “Anfangsdatum” und die zweite Eingabe als “Enddatum” angesehen werden. Wollen Sie also nur für einen einzigen Tag Buchen, dann klicken Sie erneut auf das zuvor angewählte Datum. Bei einer mehrtägigen Buchung können Sie dann auf das Datum des letzten gewünschten Tages klicken. Im Beispiel der Abbildung 8 wurde zweimal auf dasselbe Datum geklickt, da die Beispielbuchung ausschließlich für den 18. Juli erfolgen soll.

Die Start- und Endzeit sollten Sie idealerweise hier schon festlegen, damit die Suchergebnisse Ihren Anforderungen optimal entsprechen. Dasselbe gilt für den Standort, wenn dieser nicht bereits durch die Präferenzen vorausgefüllt ist.

Die Angabe bei “Anzahl der Monitore” ist eine Mindestangabe. Und die Angabe der “Dockingstation” schließt das Vorhandensein einer weiteren, anderen Dockingstation nicht aus.

Nachdem Sie “Filter anwenden” angeklickt haben, werden Ihnen alle Tische angezeigt, die Ihren Angaben entsprechen. Sie können die Anzahl der Einträge der Ergebnisliste zusätzlich festlegen, um eine erhöhte Übersichtlichkeit zu erreichen. Jeder Eintrag bietet einen Überblick über die dort verfügbare Ausstattung.

Haben Sie einen geeigneten Tisch gefunden und wollen ihn buchen, wählen Sie den “Buchen”-Button. Alternativ steht Ihnen der “Raum Info”-Button zur Verfügung, welcher Sie zu einer Seite weiterleitet, auf der Sie alle hinterlegten Informationen zu dem Raum, in welchem sich der Tisch befindet, angezeigt werden.

Das Betätigen des “Buchen”-Buttons leitet Sie zur zweiten Seite (Abb. 9) für Buchungen weiter.

Die zweite Seite ist visuell zweigeteilt. Auf der rechten Seite befindet sich ein Kalender, welcher die aktuelle Arbeitswoche und den aktuellen Zeitpunkt (rote Linie) anzeigt. Hier werden auch Buchungen für diesen Tisch von anderen Nutzern angezeigt.

Auf der linken Seite befindet sich eine erneute Zusammenfassung aller verfügbaren Informationen, sowie der Möglichkeit Änderungen an den zeitlichen Faktoren vorzunehmen. Wenn bereits alle Informationen im vorhergehenden Filter eingegeben wurden, ist es hier nicht mehr notwendig etwas zu ändern. In diesem Fall ist diese zweite Seite als “Buchungszusammenfassung” zu betrachten. Unterhalb des linken Bereichs befindet sich noch eine statische Karte, auf welcher der Grundriss der für den Tisch relevanten Etage abgebildet wird.

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Wenn alle Anforderungen an die Buchung erfüllt sind, können Sie den “Buchung bestätigen”-Button anklicken. War die Buchung erfolgreich erhalten Sie die folgende Meldung (Abb. 10).

Diese Meldung fasst die Buchung noch einmal kompakt zusammen und bietet zudem noch weitere Möglichkeiten. Einerseits ist es mithilfe der Schaltfläche mit dem roten Mülleimer möglich, die Buchung direkt wieder zu löschen, falls sie bspw. doch einen Fehler enthält. Andererseits besteht die Möglichkeit mithilfe der Schaltfläche mit dem weißen Fähnchen einen Mangel zu melden. Die Erläuterung zur Mängelmeldung erfolgt in einem späteren Kapitel. Außerdem kann direkt zur Reservierungs-Historie navigiert oder eine weitere Buchung getätigt werden.

Die Buchung wird nach erfolgreichem Abschluss unmittelbar mit dem Kalender synchronisiert (Abb. 11).

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Suchfunktion

Die Suchfunktion kann benutzt werden, indem Sie den mittleren Menüpunkt “Suchen” aufrufen. Dies ermöglicht Ihnen, Tische, Räume oder Personen im System zu finden. Um einen bestimmten Tisch zu suchen, wählen Sie den Punkt “Tisch” aus. Anschließend werden Sie aufgefordert, sowohl den Tischnamen als auch den Standort einzugeben beziehungsweise auszuwählen (Abb. 12).

Wurden passende Tische gefunden, erscheint eine gelistete Ausgabe der zutreffenden Ergebnisse inklusive Niederlassung, Gebäude, Etage und Raumnummer (Abb. 13). Sie haben die Möglichkeit, eine Buchung für diesen Tisch abzuschließen oder sich weitere hilfreiche Informationen über diesen zu beschaffen.

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Reservierung-Historie

Die Reservierungen können über die rechte Schaltfläche “Reservierungen” der drei Menü-Schaltflächen aufgerufen werden (Abb. 14). Daraufhin werden Ihnen die bereits getätigten Buchungen angezeigt und Sie haben die Möglichkeit, diese zu stornieren oder eine Mängelmeldung abzugeben (Abb. 15). Außerdem können Sie sich mithilfe des Schalters “Vergangene Buchungen anzeigen” die in der Vergangenheit liegenden Buchungen ansehen. Zur besseren Darstellungen werden die Reservierungen zusätzlich über den Kalender angezeigt.

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Administratoren Bereich

Als Administrator haben Sie die Berechtigung, den Administratorenbereich aufzurufen. Ihnen wird eine spezielle Navigationsleiste für verschiedene Funktionen angezeigt (Abb. 16). Somit können Sie zwischen den Bereichen Startseite, Departments, Equipment, Nutzer, Beschwerden und Einstellungen navigieren.

Im Bereich “Startseite” werden Ihnen allgemeine Informationen wie Benutzer, Abteilungen oder Schreibtische angezeigt (Abb. 17). Ebenfalls haben Sie auch hier noch einmal die Möglichkeit, zwischen den verschiedenen Bereichen zu wechseln. Außerdem erhalten Sie mithilfe der verschiedenen Diagramme eine Übersicht zu den Reports und Reservierungen.

Im Bereich “Departments” können Sie sich alle Niederlassungen mit Abteilungen anzeigen lassen und diese bearbeiten beziehungsweise löschen oder eine neue Abteilung erstellen (Abb. 18).

Des Weiteren können Sie die angelegten Räume in den Abteilungen einsehen und diese bearbeiten beziehungsweise löschen oder neue Räume hinzufügen (Abb. 19).

Im Bereich “Equipment” werden die Ausrüstungen angezeigt und Sie können neue anlegen oder bereits vorhandene löschen (Abb. 20).

Im Bereich “Nutzer” können Sie sich die angelegten Nutzer des Systems anzeigen lassen (Abb. 21). Sie haben unter anderem die Option, einen Nutzer zu deaktivieren oder zu löschen und dessen Reservierungen verwalten.

Im Bereich “Beschwerden’ werden die Mängelmeldungen angezeigt und Sie können auch einen neuen Report erstellen (Abb. 22).

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